Your browser does not support JavaScript!
主選單
檔案應用管理專區

                       檔案應用管理專區

        

業務簡介

檔案是政府機關依法執行公務過程中所產生的各項紀錄,它見證了時代的變遷與進展,是瞭解國家

展的重要資料,也是政府資訊公開重要的一環。檔案法於9111施行,本所為提高檔案管理

效率,促進檔案開放及應用,發揮檔案功能,經綜合檢討現行作為與檔案法令相關規定,特於本所

設檔案室,設置檔案管理人員1名,並建立檔案人員代理制度

一、檔案法制現況:
 

檔案法民國9111與相關子法同步施行,其立法目的有:
 

健全機關檔案管理制度,提升檔專業人力及資源,機關設置專責單位及人員,編列檔案管案年度計

畫及預算及培訓人員,建立檔案管理標準化作業,以統一規劃、集中管理為原則,並運用電腦與資

訊科技,使檔案管理作業由傳統人工整理方式,走向資訊化作業,促進檔案開放與運用、發揮檔案

功能。

二、檔案管理實務:
 

檔案管理作業包括:點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護、應用及其他作業與設施事項。

  1.公文辦畢五日內應歸檔,對於應歸檔而未歸檔案件應辦理稽催。

  2.歸檔之案件由承辦人員編寫頁碼,公文欄位資料應予轉入與利用。

  3.機關應依分類編案規範三年內訂定或修正檔案分類表(保存年限區分表),機關檔案保存年限區

    分表少每十年應檢討一次,必要時的隨時修正。

  4.檔案結構:年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號。

  5.注意檔案庫房安全及環境設施,重視事前規劃及防護。

  6.控管庫房內溫溼度保值檔案資料。

  7.檔案庫房檔案資料每年清理一次。

  8.永久保存、鑑定、移轉,原則上在機關存置期間屆臨25年後辦理移轉。

  9.定期保存、業務審查、(必要時鑑定)、史政機關檢還、銷毀,區分1,3,5,10,15,20,25,30年八種

    定期保存年限,未逾法定保存年限或未依法定程序,不得銷毀。

三、檔案管理實務(二):

  1.重視機密維護,承辦人應於公文敘明密等及保密期限或解密條件。

  2.承辦人應於專用封套,慎重摘由或以代名代碼載明相關要項,並密封加蓋印章。

  3.機密檔案應責成專人依機密等級分別保管,機密檔案目錄不彙送公布。

  4.應隨時辦理解、降密檢討與依法辦理修正作業,絕對機密檔案不得複製。

  5.應隨時辦理解屬永久保存且未解密者,仍依法定移轉年限辦理移轉。

  6.檔案管理資訊化,辦理機關檔案管理資訊化作業,建置整合公文與檔案管理作業系統。

  7.促進檔案開放應用,受理民眾申請,必要時七日內通知補正,三十日准駁通知。

  8.檔案閱覽抄複製收費標準:機關檔案閱覽抄錄每二小時20元,不足二小時以二小時計、各類型檔案

    復收費標準收費。

四、承辦人注意事項:

  1.導守文書處理規定。

  2.確實做到檔案點收要領。

  3.踐履辦畢歸檔原則。

  4.配合檔案應用資訊公開之要求。

五、結語:


現階段檔案工作管理之目的,就近程方面而言:
 

保存各機關 各項行政紀錄資料:就遠程觀點方面來看:維護國家歷史文化資產,以保存國家發展見

證資礎,積極推動檔案整合資訊作業,便利的應用環境,奠定政府檔案管理活水泉源。